QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN VIETFARM

BƯỚC 1: ỨNG TUYỂN 

Thời gian

Tuần 1-2 

Nhiệm vụ của bạn

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

1. Thông tin về các thành viên bao gồm: họ tên, năm gia nhập nhóm, địa điểm, các thành viên cổ phần có trong tổ chức (nếu có); diện tích, loại sản phẩm, sản lượng đăng ký tham gia áp dụng Tiêu chuẩn VietFarm;

2. Sơ đồ của trang trại/vùng sản xuất định vị trên GPS hoặc vẽ lại trên bản đồ, vẽ tay (trong trường hợp bất khả kháng);

3. Bằng chứng hợp pháp hóa của tổ chức: Hợp đồng hợp tác được UBND xã chứng thực/ hoặc Đăng ký hoạt động HTX theo Luật HTX; Đăng ký Kinh doanh hộ cá thể/ đăng ký hoạt động doanh nghiệp…

4. Điều lệ hoạt động/ Quy tắc nội bộ của tổ chức/đơn vị;

5. Sơ đồ tổ chức của đơn vị, tổ chức thành viên;

6. Hợp đồng lao động của các thành viên (nếu có) (kể cả Hợp đồng ban điều hành, kế toán trưởng, cán bộ, công nhân, nếu thuê ngoài thành viên);

7. Hợp đồng dịch vụ tư vấn thực hiện tiêu chuẩn VietFarm + Chứng từ thanh toán phí nộp đơn, phí thường niên (nếu có);

8. Biên bản các cuộc họp của tổ chức thành viên: Biên bản bầu ban quản trị (tổ trưởng, giám đốc…), ban kiểm soát….(có chữ ký đủ của các thành viên trong biên bản) Biên bản họp thường kỳ, họp bất thường/đột xuất….+ có chữ ký đủ của các thành viên trong biên bản. Bổ nhiệm và giao nhiêm vụ của các chức danh. Ban quản lý, kiểm soát, kế toán trưởng (hoặc kế toán);

9. Kế hoạch hoạt động năm của đơn vị;

10. Bản tự đánh giá Tiêu chuẩn VietFarm và kế hoạch hành động khắc phục;

11. Báo cáo Nhận diện mối nguy: hóa học, sinh học, an toàn lao động;

12. Kế hoạch giảm thiểu nguy cơ + Kế hoạch củng cố môi trường;

13. Quy trình sản xuất, sơ chế, chế biến, bao gói, vận chuyển…sản phẩm;

14. Tài liệu về ATLĐ, sử dụng thuốc BVTV, sử dụng phân bón, hướng dẫn sử dụng máy móc trang thiết bị,…;

15. Danh mục các chất cấm sử dụng/ được phép sử dụng trong quá trình sản xuất;

16. Sổ ghi chép nông hộ: bao gồm nhật ký sản xuất và kiểm soát/kiểm tra nội bộ, sổ sách kế toán, quản lý hàng hoá, kho bãi, vật tư;

17. Tập hợp bộ Hợp đồng cung cấp/Phiếu mua hàng/ Hóa đơn mua vật tư đầu vào;

18; Hợp đồng kinh doanh, mua bán sản phẩm;

19. Bảng tính giá thành sản phẩm;

20. Báo cáo đào tạo cho Tổ chức thành viên và thành viên (trong đó có các tập huấn về Tiêu Chuẩn VietFarm hàng năm, tập huấn về sản xuất, môi trường, quản lý…);

21. Cam kết tuân thủ nhãn VietFarm;

22. Danh sách thành viên đóng bảo hiểm xã hội (nếu có);

23. Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm/ HACCP/ ISO 22000… (nếu có);

24. Các chứng nhận khác nếu có (VietGAP, TCVN, hữu cơ USDA, JAS, RA, PGS, 4C, Fairtrade; Halal, BRC, OCOP…) (nếu có);

25. Kết quả test mẫu sản phẩm (nếu có);

26. Hồ sơ tự công bố sản phẩm (nếu có);

27. Tài liệu khác (nếu có): mã số mã vạch, đăng ký nhãn hiệu, chứng nhận chỉ dẫn địa lý, hình ảnh bao bì sản phẩm, nhận diện thương hiệu….

Phí đăng ký

VND [amount] hoặc USD tương đương

Điều cần làm tiếp

Nhóm VietFarm xem xét đơn đăng ký của bạn và xác minh tính đầy đủ (1-2 tuần).

Bạn sẽ nhận được xác nhận đã nhận và thông tin chi tiết về các bước tiếp theo. 

BƯỚC 2: XEM XÉT HỒ SƠ VÀ LÊN LỊCH ĐÁNH GIÁ 

Thời gian

Tuần 2-3 

Nhiệm vụ của VietFarm

1. Nhóm xem xét hồ sơ để đảm bảo tính đầy đủ; và xác định bất kỳ tài liệu nào còn thiếu

2. Chỉ định đánh giá viên bên ngoài được chứng nhận

3. Lên lịch đánh giá 

Kết quả có thể xảy ra

1. Được chấp thuận để tiến hành: VietFarm liên hệ với bạn với tên đánh giá viên, trình độ chuyên môn và ngày đánh giá dự kiến; hoặc 

2. Yêu cầu tài liệu bổ sung: Nếu thiếu tài liệu, bạn có 1-2 tuần để nộp 

Nhiệm vụ của bạn

1. Trả lời kịp thời bất kỳ câu hỏi nào

2. Chuẩn bị trang trại / cơ sở của bạn và tài liệu để đánh giá

3. Đảm bảo nhân viên chủ chốt sẽ có mặt cho chuyến thăm đánh giá 

BƯỚC 3: TỰ ĐÁNH GIÁ (CHUẨN BỊ NỘI BỘ) 

Thời gian

Tuần 3-4 (trước khi đánh giá theo lịch trình) 

Nhiệm vụ của bạn

1. Hoàn thành Danh sách kiểm tra tự đánh giá của VietFarm (có sẵn trên website)

2. Xem xét hoạt động của bạn theo yêu cầu của VietFarm: Xác định bất kỳ khu vực nào không đáp ứng tiêu chuẩn thì cần thực hiện các chỉnh sửa cần thiết (làm sạch, lập tài liệu, cải tiến quy trình) 

3. Thu thập tất cả hồ sơ và tài liệu

4. Thông báo cho nhân viên của bạn về các yêu cầu của VietFarm 

5. Chuẩn bị trang trại/cơ sở của bạn để đánh giá 

Mục tiêu

Đảm bảo hoạt động của bạn đã sẵn sàng cho đánh giá bên ngoài. Đây là cơ hội để bạn xác định và sửa chữa các vấn đề trước khi kiểm toán viên đến

Hỗ trợ tùy chọn

Dịch vụ VietFarm có thể tiến hành đánh giá trước với một khoản phí để giúp bạn xác định các lỗ hổng và chuẩn bị. 

BƯỚC 4: ĐÁNH GIÁ BÊN NGOÀI ĐỘC LẬP 

Thời gian

1-2 ngày tại trang trại/cơ sở của bạn + 2-3 tuần để chuẩn bị báo cáo 

Nhiệm vụ Kiểm tra viên

Tiến hành thăm trang trại bao gồm: phỏng vấn bạn và công nhân, kiểm tra cơ sở vật chất, xem xét hồ sơ và tài liệu, tài liệu ảnh về các lĩnh vực tuân thủ và bất kỳ vấn đề nào. 

Lưu ý: Kiểm tra viên thân thiện nhưng kỹ lưỡng - đây không phải là một bài tập 'gotcha', mà là một đánh giá thực sự. 

Nhiệm vụ của bạn

1. Dành 1-2 ngày với kiểm toán viên để trả lời các câu hỏi về thực tiễn của bạn

2. Xuất trình hồ sơ và trang trại của bạn, bao gồm giới thiệu công nhân của bạn (kiểm toán viên có thể phỏng vấn riêng họ)

3. Trung thực và minh bạch → Đặt câu hỏi nếu bạn không hiểu điều gì đó 

Chi phí đánh giá

VND [amount] (thay đổi theo quy mô trang trại/loại hàng hóa) 

Kết quả dự kiến

Kiểm tra viên tạo báo cáo chi tiết lưu ý: các lĩnh vực tuân thủ, các lĩnh vực cần cải thiện (nhỏ hoặc lớn), bất kỳ vi phạm nào. Bạn sẽ nhận được một bản sao trong vòng 2-3 tuần. 

BƯỚC 5: HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ THEO DÕI (NẾU CẦN) 

Thời gian

2-3 tháng sau khi đánh giá 

Kết quả đánh giá

1. Nếu đánh giá không tìm thấy vấn đề gì

Chuyển sang bước 6. Trường hợp của bạn được chuyển trực tiếp đến Hội đồng để phê duyệt. 

2. Nếu đánh giá phát hiện ra các vấn đề nhỏ

1. VietFarm cung cấp danh sách các cải tiến cần thiết: Bạn có 2-3 tháng để giải quyết các vấn đề và gửi bằng chứng chỉnh sửa (ảnh, hồ sơ, kết quả thử nghiệm)

2. Kiểm tra viên hoặc đại diện tiến hành xác minh theo dõi ngắn gọn →  Nếu hài lòng, vụ việc sẽ được chuyển đến Hội đồng 

3. Nếu đánh giá phát hiện ra các vấn đề lớn

1. VietFarm thảo luận với bạn và lập kế hoạch hành động khắc phục

2. Bạn có tối đa 6 tháng để giải quyết các vấn đề chính → Bạn có thể yêu cầu hỗ trợ từ Dịch vụ VietFarm 

3. Thực hiện kiểm tra lần 2 để xác nhận các sửa chữa → Nếu thành công, trường hợp sẽ được chuyển đến Hội đồng

4. Nếu bạn không thể đáp ứng các tiêu chuẩn

Bạn có thể yêu cầu hoãn (thường là 1 năm) để cải thiện hoặc đăng ký lại khi bạn đã sẵn sàng. Không bị phạt cho việc đăng ký lại, nhiều nhà sản xuất thành công trong lần thử thứ hai. 

BƯỚC 6: PHÊ DUYỆT CỦA HỘI ĐỒNG CHỨNG NHẬN 

Thời gian

2-3 tuần sau khi hoàn thành tất cả các chỉnh sửa 

Điều gì xảy ra

1. Một Hội đồng chứng nhận độc lập (bao gồm các chuyên gia, không phải nhân viên VietFarm) xem xét báo cáo đánh giá của bạn và bất kỳ tài liệu hành động khắc phục nào 

2. Hội đồng xác minh rằng bạn đáp ứng Tiêu chuẩn VietFarm 

3. Hội đồng đưa ra quyết định chứng nhận cuối cùng 

Kết quả quyết định

1. Được phê duyệt: Hội đồng bỏ phiếu phê duyệt chứng nhận 

2. Yêu cầu bổ sung thêm thông tin: Hội đồng yêu cầu làm rõ về các điểm cụ thể 

3. Bị từ chối: Hiếm gặp, thường có nghĩa là các vấn đề quan trọng chưa được giải quyết. Bạn có thể áp dụng lại sau khi cải thiện

Nhiệm vụ của bạn

Không có gì - VietFarm xử lý bước này. Bạn sẽ được thông báo về quyết định. 

BƯỚC 7: CHỨNG NHẬN ĐƯỢC CẤP VÀ BẠN CÓ THỂ SỬ DỤNG NHÃN 

Thời gian

1 tuần sau khi Hội đồng phê duyệt 

Những gì bạn nhận được

1. Giấy chứng nhận VietFarm chính thức (bản in hoặc kỹ thuật số) hiển thị tên tổ chức của bạn, hàng hóa được chứng nhận, phạm vi chứng nhận, số giấy chứng nhận, thời hạn từ / đến ngày (3 năm)

2. Tệp logo và huy hiệu VietFarm (để sử dụng trên bao bì, trang web, tiếp thị) 

3. Hướng dẫn sử dụng và tiêu chuẩn thương hiệu 

4. Danh sách trong Danh mục nhà sản xuất được chứng nhận VietFarm 

Quyền lợi của bạn

1. Sử dụng nhãn và logo VietFarm trên sản phẩm của bạn và tiếp thị: Tiếp thị bản thân với tư cách được chứng nhận VietFarm 

2. Tham gia cộng đồng VietFarm gồm các nhà sản xuất được chứng nhận 

3. Tiếp cận các tài nguyên hỗ trợ và đào tạo

4. Tham dự các cuộc họp mạng lưới nhà sản xuất 

Trách nhiệm liên tục của bạn

1. Duy trì tất cả các hoạt động sản xuất theo Tiêu chuẩn VietFarm: Lưu giữ tất cả hồ sơ và tài liệu 

2. Thanh toán phí gia hạn hàng năm 

3.  Tham gia đánh giá giám sát (kiểm tra nhanh lên đến 2 lần mỗi năm) 

4. Trải qua đánh giá chứng nhận lại đầy đủ trong 3 năm