Tài liệu cần chuẩn bị

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

(thuộc Bước 1 trong Quy trình đăng ký)

1. Thông tin về các thành viên bao gồm: họ tên, năm gia nhập nhóm, địa điểm, các thành viên cổ phần có trong tổ chức (nếu có); diện tích, loại sản phẩm, sản lượng đăng ký tham gia áp dụng Tiêu chuẩn VietFarm;
2. Sơ đồ của trang trại/vùng sản xuất định vị trên GPS hoặc vẽ lại trên bản đồ, vẽ tay (trong trường hợp bất khả kháng);
3. Bằng chứng hợp pháp hóa của tổ chức: Hợp đồng hợp tác được UBND xã chứng thực/ hoặc Đăng ký hoạt động HTX theo Luật HTX; Đăng ký Kinh doanh hộ cá thể/ đăng ký hoạt động doanh nghiệp…
4. Điều lệ hoạt động/ Quy tắc nội bộ của tổ chức/đơn vị;
5. Sơ đồ tổ chức của đơn vị, tổ chức thành viên;
6. Hợp đồng lao động của các thành viên (nếu có) (kể cả Hợp đồng ban điều hành, kế toán trưởng, cán bộ, công nhân, nếu thuê ngoài thành viên);
7. Hợp đồng dịch vụ tư vấn thực hiện tiêu chuẩn VietFarm + Chứng từ thanh toán phí nộp đơn, phí thường niên (nếu có);
8. Biên bản các cuộc họp của tổ chức thành viên: Biên bản bầu ban quản trị (tổ trưởng, giám đốc…), ban kiểm soát….(có chữ ký đủ của các thành viên trong biên bản) Biên bản họp thường kỳ, họp bất thường/đột xuất….+ có chữ ký đủ của các thành viên trong biên bản. Bổ nhiệm và giao nhiêm vụ của các chức danh. Ban quản lý, kiểm soát, kế toán trưởng (hoặc kế toán);
9. Kế hoạch hoạt động năm của đơn vị;
10. Bản tự đánh giá Tiêu chuẩn VietFarm và kế hoạch hành động khắc phục;
11. Báo cáo Nhận diện mối nguy: hóa học, sinh học, an toàn lao động;
12. Kế hoạch giảm thiểu nguy cơ + Kế hoạch củng cố môi trường;
13. Quy trình sản xuất, sơ chế, chế biến, bao gói, vận chuyển…sản phẩm;
14. Tài liệu về ATLĐ, sử dụng thuốc BVTV, sử dụng phân bón, hướng dẫn sử dụng máy móc trang thiết bị,…;
15. Danh mục các chất cấm sử dụng/ được phép sử dụng trong quá trình sản xuất;
16. Sổ ghi chép nông hộ: bao gồm nhật ký sản xuất và kiểm soát/kiểm tra nội bộ, sổ sách kế toán, quản lý hàng hoá, kho bãi, vật tư;
17. Tập hợp bộ Hợp đồng cung cấp/Phiếu mua hàng/ Hóa đơn mua vật tư đầu vào;
18. Hợp đồng kinh doanh, mua bán sản phẩm;
19. Bảng tính giá thành sản phẩm;
20. Báo cáo đào tạo cho Tổ chức thành viên và thành viên (trong đó có các tập huấn về Tiêu Chuẩn VietFarm hàng năm, tập huấn về sản xuất, môi trường, quản lý…);
21. Cam kết tuân thủ nhãn VietFarm;
22. Danh sách thành viên đóng bảo hiểm xã hội (nếu có);
23. Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm/ HACCP/ ISO 22000… (nếu có);
24. Các chứng nhận khác nếu có (VietGAP, TCVN, hữu cơ USDA, JAS, RA, PGS, 4C, Fairtrade; Halal, BRC, OCOP…) (nếu có);
25. Kết quả test mẫu sản phẩm (nếu có);
26. Hồ sơ tự công bố sản phẩm (nếu có);
27. Tài liệu khác (nếu có): mã số mã vạch, đăng ký nhãn hiệu, chứng nhận chỉ dẫn địa lý, hình ảnh bao bì sản phẩm, nhận diện thương hiệu….